整理文档格式时，最常用的两个工具是格式刷与选择性粘贴。用对了省时间，用错了会把好的格式一起带坏。
格式刷的用法
选中格式正确的文字，点击格式刷，再选中需要套用的文字。单击只生效一次，双击可以连续刷多处，按 Esc 结束。
格式刷能复制什么
它复制字体、字号、颜色、边框、底纹、对齐与数字格式，不复制内容，也不改变样式归属。理解这一点，就不会担心刷完内容变了。
格式刷失效的原因
工作表被保护、单元格锁定、文档处于受保护视图，都会导致刷不上。先解除保护再试，基本都能解决。
五种粘贴选项
保留源格式用于原样引用；合并格式保留结构但套用本地样式；只保留文本最彻底；粘贴为数值用于去除公式；转置用于行列互换。
整理外部资料的顺序
先只保留文本粘贴到临时区域，再用查找替换清空格与空行，然后套用正文样式统一格式，最后补上小标题。四步走完，资料立刻规整。
表格里的选择性粘贴
跨表粘贴公式时注意引用方式；需要结果固定时粘贴为数值；批量调整数值时用运算粘贴。三种用法覆盖了表格搬运的常见需求。
与样式配合的正确顺序
先套用样式，再用格式刷处理例外。反过来先刷格式再套样式，会把手动格式覆盖掉，前面的工作就白做了。
常见误用与后果
把标题格式刷到正文上，导致导航窗格出现多余条目；粘贴时保留源格式，带进蓝色链接与灰底纹。遇到样式异常，先在样式面板查看该段的样式归属再处理。
| 工具 | 作用范围 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 格式刷 | 选中的文字 | 零星统一 |
| 只保留文本 | 内容 | 整理外部资料 |
| 合并格式 | 结构 | 复制表格与列表 |
| 粘贴为数值 | 结果 | 去除公式 |
刷完记得整体检查一遍
格式刷连续使用容易漏掉一两处，刷完后把显示比例缩到百分之五十看整页，不统一的地方会立刻显形。WPS表格里还可以用条件格式辅助检查，例如标出颜色异常的单元格。
把这两件工具固定在整理流程里，文档外观会稳定很多。
两个工具看似简单，却决定了整理文档的效率与结果的整洁度。把WPS里的这套用法固定在流程里，你的排版速度会稳定提升。
